Pasar mis contactos de Gmail a Excel

Existe mucha información en la Web sobre este tema, pero casi toda se refiere a la exportación de Gmail a un archivo CSV, para luego importarlo en otro cliente de correo como por ejemplo Outlook. En mi caso, tenía que pasar todos los contactos de una cuenta de Gmail a otra, pero antes tuve la idea de pasar por Excel para meter un poco de orden: borrar contactos viejos, agregar teléfonos, agregar apellidos, etc.

En este artículo voy a explicar cómo hacer para exportar los contactos de Gmail, importarlos en Excel, trabajar en la planilla con ellos y por último generar un archivo para poder importar nuevamente los contactos en Gmail.

IMPORTANTE: Al cargar los contactos en Excel se pierde parte de los datos almacenados en las notas de todos los contactos. Si guardas información importante en las notas no continúes con este procedimiento.

Gmail guarda una copia de los contactos por un período de 30 días corridos. Nosotros realizaremos una copia de seguridad de todos los contactos para poder conservarlos por un período tiempo mayor. Esto, también nos servirá como doble seguridad en el caso de que no estemos conformes con el resultado de este trabajo. Los pasos a seguir para hacer la copia son los siguientes:

• Ingresamos a Gmail e iniciamos sesión en la cuenta con la que queremos trabajar
• Abrimos el menú y seleccionamos Contactos
• Pulsamos en Más y en el menú que se despliega seleccionamos Exportar

• En la ventana que se muestra, hacemos clic en Todos los contactos (#) Donde # corresponde a la cantidad de contactos que exportaremos. Esta cantidad puede o no coincidir con la cantidad que tenemos clasificados como Mis contactos
• Dejamos seleccionado el Formato CSV de Google y hacemos clic en Exportar

• En el diálogo que se abre (según el navegador que estemos utilizando) elegimos Guardar archivo, y, si se nos da la posibilidad, indicamos el lugar de nuestro disco donde se guardará el archivo. Usualmente el navegador lo hará en la carpeta Descargas
• Buscamos ese archivo que normalmente se llama google.csv y lo trasladamos a un lugar seguro. Esta es la copia de todos nuestros contactos en un formato especial que se denomina Valores Separados por Comas
• Renombramos el archivo como: Copia de seguridad de contactos.csv. En algunos casos (según la configuración del explorador) no se verá la extensión CSV, pero se podrá apreciar que es un tipo de archivo distinto al tipo Hoja de Excel, por el icono ligeramente diferente que lo representa. En el caso que veamos la extensión CSV no debemos cambiarla. Solo debemos cambiar el nombre antes del punto.

Ahora disponemos de una copia de seguridad que podremos utilizar para recuperar nuestros contactos en cualquier momento.

Para el desarrollo de este trabajo utilicé Excel 2010. En otras versiones pueden existir modificaciones en las ubicaciones de los elementos pero básicamente el procedimiento será el mismo.

Vamos a importar nuestros contactos en una hoja de Excel. Como lo comenté al comienzo del artículo, la información existente en las notas no se importará por completo. Los pasos son:

• Lo primero que haremos es crear una carpeta de trabajo que llamaremos: Mis contactos de Gmail
• Nos dirigimos al lugar donde hemos guardado Copia de seguridad de contactos.csv y damos clic derecho sobre el archivo. En el menú contextual que aparece seleccionemos Copiar.
• Luego navegamos hasta la carpeta que hemos creado, hacemos clic con el botón derecho del mouse sobre cualquier parte vacía de la misma y en el menú seleccionamos Pegar
• Ahora hacemos clic derecho sobre el archivo y renombramos la copia con el nombre Copia de Gmail.csv (si se muestra la extensión, no modificarla)
• Hacemos clic con el botón derecho del mouse sobre cualquier parte vacía de la carpeta para abrir el menú contextual y elegimos el ítem Nuevo. Dentro del submenú elegimos Hoja de cálculo de Microsoft Excel y renombramos el nuevo archivo como Copia de Gmail procesada.xlsx (si se muestra la extensión, no modificarla)
• Abrimos la hoja recién creada y ya dentro del Excel, en la cinta de opciones elegimos la pestaña Datos y luego, en el grupo Obtener datos externos, seleccionamos Desde texto

• En la ventana de importación, buscamos y elegimos el archivo: Copia de Gmail.csv y le damos clic a Importar
• Entonces, se abrirá el Asistente para importar texto que se compone de tres pasos:
• 1. Verificamos que en tipo de archivo esté seleccionado Delimitados. Dejamos el resto como está y damos clic a Siguiente
  2. Elegimos Coma como separadores. Dejamos el resto como está y damos clic a Siguiente
  3. Damos clic a Finalizar y seleccionamos la celda $A$1 para situar los datos importados dando clic a Aceptar
• Por ultimo guardamos los cambios realizados a la hoja

Ahora tenemos los contactos dentro de la hoja de Excel. Recorremos toda la hoja hasta el último renglón para verificar como funcionó el proceso de importación. Si teníamos información en notas veremos que en algunos renglones aparecen datos algo desordenados. Para solucionar esto leer el paso siguiente, de lo contrario podemos saltearlo.

Ya tenemos todos nuestros contactos importados en Excel. En la primera fila podemos ver los nombres que Gmail le asigna a los diferentes campos (columnas en Excel). En el caso de que uno o varios contactos tuvieran información almacenada en el campo de notas, solo estará disponible en la columna Notes el primer renglón de la notas de cada contacto, quedando el resto de los renglones ocupando las siguientes filas de la hoja de Excel antes de la fila correspondiente al próximo contacto. Mediante unos sencillos pasos, pondremos orden a este aparente desorden:

• Primero debemos elegir toda la hoja, haciendo clic en la esquina superior izquierda de la misma

• Luego, en la cinta de opciones elegimos la pestaña Datos y en el grupo Ordenar y filtrar elegimos Filtro
• Hacemos clic en el triángulo de la columna Given Name y le damos clic a (Seleccionar todo) para desmarcar todas las tildes. Luego marcamos una tilde sobre la opción (Vacías) y otras sobre cualquier opción que no parezca ser un nombre. Damos clic a Aceptar
• Repetimos el mismo filtrado para la columna Family Name tildando la opción (Vacías) y cualquier opción que no parezca ser un apellido
• La información que ahora tenemos filtrada (a la vista) es la que se perderá y que estaba almacenada a partir del segundo renglón de las notas de los distintos contactos. Si nos es útil, antes de borrarla la copiamos y pegamos en otra hoja de Excel
• Para borrar el rastro de las notas, desde el margen izquierdo seleccionamos todas las filas que tengan información y mediante al botón derecho del mouse elegimos eliminar fila

• Luego elegimos los triángulos de las columnas filtradas, marcamos la opción (Seleccionar todo) y Aceptamos

Ya disponemos de la información en un formato correcto (cada contacto en una fila de la hoja). Guardamos los cambios en el disco.

Si no está abierta, abrimos la hoja Copia de Gmail procesada.xlsx y podemos trabajar con ella normalmente, completando datos faltantes, agregando nuevos contactos como nuevos renglones. Incluso podremos agregar los datos que anteriormente estaban en las notas, pero ahora colocándolos en las columnas correspondientes, siempre respetando el formato propuesto por Gmail. Es importante saber que no podemos cambiar nombres de columnas, ni borrar o agregar nuevas. Si hacemos esto, no podremos regresar los contactos a Gmail nuevamente.

Podemos valernos de los filtros que se crearon en el paso anterior para filtrar los contactos y hacer más fácil su actualización. Por ejemplo ver todos los contactos con un mail cargado, todos los que no tienen cargado un teléfono, etc.

A partir del archivo Copia de Gmail procesada.xlsx, y siempre que no se hayan modificado los nombres de la primera fila, ni se hayan agregado o eliminado columnas, vamos a generar un archivo para luego poder importarlo en Gmail siguiendo estos pasos:

• Si no está abierta, abrimos la hoja Copia de Gmail procesada.xlsx
• Si hicimos modificaciones, almacenamos los cambios
• Dentro de la ficha Archivo, buscamos el ítem Guardar como y dentro de la ventana que se abre elegimos en la lista de Tipo de archivo CSV (delimitado por comas) (*.csv)
• El nombre podemos dejarlo igual, ya que al ser un tipo de archivo diferente, no pisará la hoja de Excel.
• Damos clic en Guardar y confirmamos las advertencias que se muestren con Aceptar o con Si
• Por último cerramos la hoja de Excel sin guardar los cambios

Ya hemos creado el archivo Copia de Gmail procesada.csv que nos servirá si queremos importar los contactos en una cuenta de Gmail. La carpeta nos habrá quedado como muestra la siguiente imagen.

IMPORTANTE: Si vamos a importar los contactos en la misma cuenta de la cual los hemos extraído, tendremos primero que eliminar todos los contactos para no generar duplicados. Para eliminar todos los contactos, los seleccionamos con la tilde superior y en el menú Más damos clic a Eliminar contactos. Gmail no nos pide una confirmación pero da la posibilidad de deshacer la operación.

El procedimiento para importar el archivo Copia de Gmail procesada.csv a una cuenta de Gmail es así:

• Ingresamos a Gmail e iniciamos sesión en la cuenta con la que queremos trabajar
• Abrimos el menú y seleccionamos el ítem Contactos

• Pulsamos en Más y en el menú que se despliega elegimos Importar
• Damos clic a Examinar para buscar la ubicación del archivo Copia de Gmail procesada.csv y luego pulsamos Importar

• Los contactos importados pertenecerán a un nuevo grupo (Generado automáticamente) llamado Importado el (fecha de importación). Eliminamos este grupo desde el margen izquierdo de Gmail y los contactos permanecerán

Si no estuviéramos conformes con el trabajo realizado, podremos eliminar todos los contactos nuevamente e importar el archivo Copia de seguridad de contactos.csv que tenemos guardado, siguiendo los mismos pasos que se explicaron.

Espero que este artículo haya sido de utilidad. Por cualquier consulta o duda que te haya quedado, puedes ponerte en contacto conmigo utilizando cualquiera de los medios que se brindan en esta página. Muchas gracias por tu interés.

Andres Waldner

Analista Programador

Andes Red